退職 制服 クリーニングを社内でどう運用するか｜トラブル防止のポイントを解説
退職する従業員からの制服返却時、クリーニングについてどのように対応すべきか、悩まれる担当者の方もいらっしゃるかもしれません。会社によっては就業規則で明確にルールが定められている場合もありますが、そうでないケースも少なくないでしょう。
クリーニングの要否や費用負担について社内ルールを明確にしておくと、退職者とのやり取りがスムーズになり、後のトラブルを未然に防ぐことにもつながるものです。この記事では、退職時の制服返却にまつわる様々な疑問を解消し、円滑な運用をサポートする実務的なポイントを解説していきます。
退職時の制服返却について
従業員が退職する際は、会社から貸与している制服については、原則として返却してもらう必要があります。 貸与された制服は会社の所有物であり、雇用形態にかかわらず返却対象となります。
ただし、本人負担で購入した制服や、消耗品として支給しているものについては、この限りではありません。 本人負担で購入した制服は、原則として会社の備品には該当せず、返却の対象外となります。
一方で、社名やロゴが入った制服など、退職後の着用が不適切と判断されるものについては、回収または廃棄を求める場合があります。 制服の取り扱いについては、社内ルールや契約内容を事前に明確にし、従業員へ周知しておくことが重要です。
制服返却の一般的な決まり事
制服の返却に関するルールは、就業規則や雇用契約書に明記しておくのが最も望ましいでしょう。 「退職後〇日以内にクリーニングの上、持参または郵送で返却すること」のように、具体的な期限や方法を定めておくと、従業員も迷わずに行動できます。
特に、アルバイトやパートタイマーの場合、このあたりの認識が曖昧になりがちなので、入社時にしっかりと説明しておくと安心です。 仕事で着用した思い出の制服かもしれませんが、会社の備品であるため、きれいな状態で返却してもらうのが基本的なルールとなります。
クリーニングをして返す理由
退職者に制服のクリーニングをお願いするのには、いくつかの理由があります。
最も大きな理由は、次にその制服を使用する従業員のためです。 きれいな状態で保管し、新しい貸与者が気持ちよく仕事を開始できるようにする配慮は欠かせません。
また、衛生的な観点からも、一度着用した衣類は汚れや皮脂を十分に除去したうえで返却してもらう必要があります。 その方法としては、会社指定のクリーニングを利用するケースのほか、工場や職場のルールに基づき、自宅で洗濯したうえで返却することを認めている場合もあります。
ただし、自宅洗濯を認める場合でも、洗濯方法（洗濯表示の遵守、柔軟剤の使用可否など）、汚れや臭いが残っていない状態であること、といった一定の基準を設けることが重要です。
制服は会社の備品であり、その価値と衛生レベルを維持するためにも、適切な洗濯・メンテナンスを行った状態で返却してもらう必要があります。 洗濯やクリーニング費用の負担については運用ルールによって異なりますが、いずれの場合でも、後に使用する従業員への配慮として、清潔な状態で返却する意義を理解してもらうことが大切です。
クリーニングせずに返却した場合の懸念点
もしクリーニングをしないまま制服が返却された場合、いくつかの問題が考えられます。
まず、ユニフォームの管理担当者がクリーニングの手配をする必要があり、手間とコストが発生してしまいます。 汚れや臭いがひどい場合は、クリーニングしても落ちずに廃棄せざるを得ないケースもあるかもしれません。
そうなると、会社は新しい制服を用意する必要が出てきます。
また、費用負担のルールが曖昧な場合、クリーニング代を退職者に請求できるのかという問題が生じ、後のトラブルに発展する可能性も否定できません。 円満な退職のためにも、返却時のルールは事前に明確にしておくべきでしょう。
制服クリーニングの方法と費用
退職者に制服のクリーニングをお願いする際、具体的な方法や費用について質問されることもあるでしょう。 自宅での洗濯でよいのか、専門の業者に依頼すべきなのかは、制服の素材によっても異なります。
また、クリーニング代が自腹になるのか、会社が負担するのかは、退職者にとって大きな関心事です。 クリーニングに出した証明となるタグの取り扱いなど、担当者として知っておきたい実務的なポイントを詳しく見ていきましょう。
退職前に確認すること
従業員の退職が決まったら、制服の返却について会社側から早めに案内をすることが大切です。
まずは就業規則や雇用契約書に記載されている返却ルールを一緒に確認しましょう。 その上で、クリーニングが必要かどうか、必要な場合は費用負担をどうするか、いつまでにどのような方法で返却してもらうかを具体的に伝えます。
口頭での説明に加えて、簡単な案内文を渡すと、認識のズレを防げるのでおすすめです。 最後の仕事に気持ちよく取り組んでもらうためにも、こうした事務手続きは丁寧に進めるのがよいでしょう。
洗濯と専門業者への依頼
制服の手入れには、自宅での洗濯と専門業者によるクリーニングがあります。 どちらが適切かは、制服の素材や汚れの程度によって異なりますので、まずは洗濯表示タグの確認を促しましょう。
一般的なシャツなどは家庭での洗濯も可能ですが、ジャケットや特殊な素材の制服は、型崩れや色落ちを防ぐためにも専門業者への依頼が安心です。
特に、会社としてクリーニング済みであることの証明を求める場合は、クリーニング店がつけるタグが必要になるため、専門業者への依頼が必須となります。 衛生管理の観点からも、多くの職場で専門業者によるクリーニングが推奨されています。
クリーニングにかかる費用の目安
制服のクリーニング代は、依頼するアイテムや店舗によって異なります。 一般的な目安として、シャツやブラウスは数百円から、ズボンやスカートは1,000円前後、ジャケットは1,500円から2,000円程度が相場となることが多いようです。 上下セットで依頼すると数千円になることも考えられます。
特に、学生のアルバイトなどにとっては、この費用が大きな負担に感じられる場合もあるでしょう。 会社のルールとして個人負担をお願いする場合は、こうした費用感を把握した上で、丁寧な説明を心がけることが求められます。
白洋舍の店舗・集配・宅配のクリーニング料金はこちら
クリーニング代の負担について
退職時の制服クリーニングで最も気になるのが、クリーニング代の費用負担ではないでしょうか。 法律で明確に定められているわけではないため、会社が負担するのか、退職者が自腹で支払うのかは、会社の就業規則や慣習によって異なります。
どちらのケースにもそれぞれの考え方がありますので、トラブルを避けるためにも、自社のルールを明確にし、従業員に周知しておくことが非常に重要です。
会社が費用を負担する場合
会社がクリーニング代を負担するケースは少なくありません。 これは、制服を会社の資産と捉え、その維持管理費用は会社が持つべきだという考え方に基づいています。
また、費用を会社負担にすることで、退職者との間の金銭的なトラブルを未然に防ぎ、円満な退職を促す目的もあります。
会社側でクリーニング業者を指定すれば、全ての返却品を同じ品質で管理できるというメリットも生まれるでしょう。 福利厚生の一環としてクリーニング代を負担している会社も多く、従業員満足度の向上にもつながるかもしれません。
個人が費用を負担する場合
退職者がクリーニング代を自腹で支払うケースは、「在職中に汚したものは、自身の責任で綺麗にして返却するのが当然」という考え方に基づいています。 社会人としてのマナーとして、個人負担を求める会社も多いのが実情です。
ただし、これを従業員に強制するためには、就業規則や雇用契約書にその旨が明記されており、入社時に本人の同意を得ていることが前提となります。 何の定めもないまま一方的にクリーニング代の支払いを求めると、トラブルの原因になりかねません。 個人負担をルールとする場合は、その根拠を明確にしておく必要があります。
費用の負担について事前に確認
クリーニング代の負担を巡るトラブルを防ぐためには、会社としての方針を事前に明確にしておくことが何よりも重要です。 最も効果的なのは、入社時の雇用契約書やオリエンテーションで、制服の返却ルールとクリーニング代の負担についてしっかりと説明し、理解を得ておくことでしょう。
就業規則に明記するだけではなく、退職が決まった際にも改めて丁寧に案内することで、認識の齟齬がなくなります。 会社としてルールが定まっていれば、担当者も迷うことなく一貫した対応ができますし、退職者も安心して手続きを進められるはずです。
クリーニングせずに返却した場合のリスク
退職者から制服が返却されたものの、クリーニングされていない、あるいは自宅での洗濯のみで済まされているケースも考えられます。 クリーニング済みの証明であるタグがない場合や、明らかに清潔でない状態での返却は、後のトラブルにつながる可能性があります。
会社としてクリーニングを必須としている場合に、それをしない従業員が出てきたときのリスクや、その対応について考えてみましょう。
洗濯のみで済ませるとどうなる？
自宅での洗濯だけで制服を返却された場合、一見きれいに見えても問題が残ることがあります。 家庭用の洗剤では落としきれない皮脂汚れや汗の成分が繊維の奥に残っていると、保管している間に黄ばみや臭いの原因になってしまいます。
また、制服の素材によっては、不適切な洗濯によって生地が傷んだり、型崩れしたりする恐れもあります。 会社が就業規則で専門業者によるクリーニングを義務付けているにもかかわらず、それをしない場合は、ルール違反にあたります。 次に使用する従業員のためにも、適切な方法で清潔にしてもらう必要があります。
クリーニング済みと判断されるには
返却された制服がクリーニング済みであるかを客観的に判断するには、クリーニング店がホチキスなどで取り付ける紙のタグが最も確実な証拠となります。 また、ビニールのカバーがかかっている状態も、クリーニング直後であることの目安になるでしょう。
会社によっては、このタグがついていることをもってクリーニング済みと判断するルールを設けているところもあります。 返却を依頼する際には、「クリーニングに出した後、タグは付けたままでお持ちください」と一言添えるだけで、後の確認作業がスムーズになり、お互いの認識違いを防ぐことができます。
不正行為の発覚で起こりうること
クリーニングをしていないにもかかわらずしたと偽って返却するような不正行為が発覚した場合、退職者との間で深刻なトラブルに発展する可能性があります。 これは単なるマナー違反ではなく、就業規則で定められていれば明確なルール違反となります。
会社としては、実費のクリーニング代を本人に請求することになるでしょう。 給与からの天引きといった強硬な手段も考えられますが、法的な問題に発展するリスクも伴います。
何よりも、会社と従業員の間の信頼関係が損なわれ、後味の悪い退職となってしまうことが一番の問題と言えるかもしれません。
円満退職に向けた制服返却
制服の返却は、退職にまつわる最後の手続きの一つです。 だからこそ、お互いが気持ちよく終えられるようにしたいものですね。
クリーニングはもちろん大切ですが、返却時のちょっとした心遣いも重要になります。 例えば、シワにならないようにハンガーにかけたり、きれいな袋に入れたりするだけで、受け取る側の印象は大きく変わります。
円満な退職に向けた、丁寧な制服返却の方法について見ていきましょう。
返却時の適切な対応
退職者へ制服返却を案内する際は、具体的な方法も伝えてあげると親切です。 クリーニングに出した後は、ビニールのカバーやタグは付けたままにしておいてもらうと、会社側での確認がスムーズです。 手渡しで返却する場合は、シワにならないようハンガーにかけた状態か、きれいにたたんで紙袋などに入れてもらうのが望ましいでしょう。
郵送の場合は、配送中に汚れないよう、ビニール袋などで包んでから梱包するようお願いすると安心です。 こうした少しの配慮が、お互いの気持ちの良いコミュニケーションにつながります。
退職代行サービス利用時の返却
近年増えている退職代行サービスを利用して退職する従業員もいます。 この場合、制服の返却は代行業者を通して行うのが一般的です。 本人と直接やり取りができないため、クリーニングの要否や返却方法、費用負担のルールなどを、代行業者に対して明確に伝える必要があります。
通常は、退職者本人がクリーニングを済ませた後、会社宛てに郵送する流れとなります。 後のトラブルを防ぐためにも、いつまでに返却してほしいか、送料はどちらが負担するかといった点も具体的に取り決めておくとよいでしょう。
トラブルを防ぐための注意点
制服返却に関するトラブルを防ぐための最も重要なポイントは、ルールを明確にし、それを事前に周知しておくことです。 入社時に雇用契約書で同意を得て、退職時には案内書を渡すなど、記録に残る形でやり取りをすると安心です。
特に、クリーニング代の負担については、会社の方針をはっきりと示しておく必要があります。 また、返却期限を設け、期限を過ぎても返却されない場合の対応も決めておくとよいでしょう。 返却物を受け取ったら、速やかに状態を確認し、もし問題があれば早めに本人（または代行業者）に連絡します。 会社として毅然とした、かつ丁寧な対応を心がけることが大切です。
ユニフォームレンタルを契約している場合
もし会社でユニフォームのレンタルサービスを利用している場合、退職時の対応はぐっとシンプルになります。 レンタルユニフォームは、退職者から回収した後、クリーニングせずにそのままレンタル会社へ返却するのが一般的です。
なぜなら、ユニフォームのクリーニングやメンテナンスは、レンタルサービスの契約内容に含まれているためです。
担当者の方がクリーニングの手配をしたり、費用負担について退職者とやり取りしたりする必要がなくなります。 これにより、備品管理にかかる手間や時間を大幅に削減できるのが、レンタルサービスの大きなメリットと言えるでしょう。
なぜクリーニング不要なのか？レンタルならではの仕組み
レンタルユニフォームでクリーニングが不要なのは、専門業者による一元管理の仕組みがあるからです。 レンタル会社は、使用済みのユニフォームを回収した後、専門の工場でクリーニングや補修を行います。 そこでは、家庭の洗濯では難しい高温洗浄や殺菌処理が行われ、徹底した衛生管理のもとでメンテナンスされます。
そして、常に清潔で品質が保たれた状態で、次の従業員へと貸し出されるのです。 退職者から返却されたユニフォームも、この管理サイクルの一部となるため、会社や個人でクリーニングをする必要がありません。
このように、クリーニングを含めた管理全体をアウトソーシングできるのが、レンタルユニフォームの便利な仕組みです。
https://www.hakuyosha.co.jp/business/service/rental/
まとめ
退職時の制服クリーニングと返却については、就業規則などでルールを明確にし、入社時と退職時に丁寧に説明することが、トラブルを防ぐための鍵となります。 クリーニングの要否や費用負担など、会社として一貫した方針を持つことが大切です。
しかし、こうした退職者一人ひとりへの対応や、返却されたユニフォームの管理は、担当者の方にとって大きな負担になることもあるでしょう。 そのようなお悩みには、ユニフォームのレンタルサービスが解決策になるかもしれません。
白洋舍のユニフォームレンタルなら、クリーニングやメンテナンス、在庫管理まで一括してお任せいただけます。 担当者様の業務負担を軽減し、常に清潔なユニフォームを従業員に提供することが可能です。
ぜひ一度、導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。
