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内部統制システムに関する基本方針

総  論

当社は、会社法362条4項6号及び同5項に基づき、代表取締役及び取締役により具体的に実行されるべき当社の内部統制システムの整備について、その基本方針を明らかにするとともに、同システムの体制整備に必要とされる各条項に関する大綱を定めるための決議を行った。
本決議に基づく内部統制システムの整備は、各条項に定める担当者の下で、可及的速やかに実行すべきものとし、かつ、内部統制システムについての不断の見直しによってその改善を図り、もって、効率的で適法な企業体制を作ることを目的とする。

1.当社グループの取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

① 当社グループの取締役及び従業員に法令・定款の遵守を徹底し、企業倫理に則った行動をとるべく「行動規範」を定め、朝礼・会議等の研修により周知徹底と意識の高揚を図る。

② 内部通報制度を整備し、当社グループの取締役及び従業員が法令・定款違反行為を発見した場合、その他コンプライアンスに関する問題の早期発見及び是正を図るため、内部統制部と弁護士事務所それぞれを窓口とした専用ラインに通報され、公益通報者保護法に基づき適切に対応する体制を確保する。

③ 当社のコンプライアンス担当の取締役が所管する法務コンプライアンス室において、コンプライアンスに係る教育・研修、内部通報制度の運用状況の検証その他コンプライアンスについての取り組みを推進し、取締役会に定期的に報告する。

2.取締役の職務執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

① 職務の執行に係る文書その他の情報につき、当社の社内規程、個人情報管理規程及びそれに関する管理マニュアルに従い、適切に保存及び管理を行い、必要に応じて運用状況の検証、各規程の見直しを行う。

② 株主総会、取締役会、常務会などの重要議事録は、文書又は電磁的媒体に記録し適切に保存管理する。

3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制

① 業務遂行上の各種リスクへの対応は、担当各部・事業本部が中心となり日々注意を払い、危険な兆候を察知したときは速やかに、リスクマネジメント委員会委員長(代表取締役兼務)に報告し対処する。

② 全社的な法令定款違反その他の事由に基づく損失の危険に関しては、内部監査室の監査情報、法務コンプライアンス室、リスクマネジメント委員会における情報収集を基に、重大事項は経営陣及び担当部署に報告し対処する。

③ 代表取締役が委員長を務めるリスクマネジメント委員会において、リスク管理の方針の決定、リスク管理規程の整備、運用状況の検証その他リスク管理全般に関する事項について審議し、取締役会に定期的に報告する。

4.取締役の職務執行が効率的に行われることを確保するための体制

① 毎月1回の取締役会の開催のほか、常務会を月2回開催し、経営陣の意思疎通を円滑に図るとともに、迅速かつ的確な判断を下す。

② 職務の執行に関しては「職務分掌規程」と「稟議規程」により意思決定の対象範囲と決定権者を定め、手続きの適正を確保する。

③ 内部監査室は公正かつ独立の立場で業務の執行状況を監視し、的確な現状把握と建設的な助言により取締役の職務執行が効率的に行われる体制を確保する。

5.当社並びに子会社から成る企業集団における、業務の適正を確保するための体制

① 当社は、「白洋舍グループ会社管理規程」に従い、子会社の経営上の重要事項について、管理区分、内容、金額に応じて、事前協議又は報告を求める。

② 当社と子会社は、「白洋舍グループ会社管理規程」に従いグループ会社会議を開催し、重要な事項について方針を決定し、子会社の業務運営が効率的に行われる体制を確保する。

③ 当社と子会社とのグループ内でのリスク情報の共有とコンプライアンス遵守の目的から、グループ内部統制委員会を開催する。

④ グループ内部統制委員会は、子会社に損失の危険が発生し、これを把握した場合は直ちに危険の内容、損失の程度及び当社への影響等について、当社の取締役会及び担当部署に報告する体制を構築する。

⑤ 当社と子会社との間における、利益の付替え、損失の飛ばし等、不適切な取引又は会計処理を防止するため、グループ内部統制委員会は、当社の内部監査室および子会社のこれに相当する部署と十分な情報交換を行う。

⑥ 当社は、「内部監査規程」に従い、内部監査室が公正かつ独立の立場で、子会社の監査を行い、業務の有効性を検証するとともに、子会社の取締役及び従業員の職務執行が法令及び定款に適合することを確保する。

6.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項

① 監査役がその職務を補助すべき人材を置くことを求めた場合には、内部監査室員に委嘱するか、内外から各業務を検証できるだけの専門知識を有する人材を、適切に選任するものとする。

7.前号の使用人の取締役からの独立性に関する事項及び当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

① 前号の使用人を置く場合は、当該使用人の業務は監査に係る業務に限定し、他の業務の執行に係る役職を兼務しないこととする。

② 当該使用人の任命、人事考課、異動、懲戒については、監査役会の意見を尊重し、指揮命令権は監査役に帰属するものとする。

8.取締役及び使用人が監査役に報告するための体制、及び子会社の取締役、監査役、使用人又はこれらの者から報告を受けた者が当社の監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関する体制

① 当社の取締役及び従業員は、「監査役会規則」及び「監査役監査基準」に従い、各監査役の要請に応じて必要な報告及び情報提供を行うものとする。

② 子会社の取締役、監査役、従業員は、当社の各監査役の要請に応じて必要な報告及び情報提供を行うものとする。また、子会社の取締役及び従業員は、「白洋舍グループ会社管理規程」に従い資料提出及び報告を行い、当社の子会社管理部署を通じて、間接的に監査役へ報告するものとする。

③ 監査役への報告事項として、主なものは次の通りとする。
(ア)当社の内部統制システム整備に係る部門の活動状況
(イ)当社の重要な会計方針、会計基準及びその変更
(ウ)当社の業績及び業績見込みの発表内容、重要開示書類の内容
(エ)内部通報制度の運用状況及びその内容
(オ)当社の内部監査室の活動状況
(カ)違法行為・内部不正・苦情・トラブルなど

9.前号の報告をした者が報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制

① 「内部通報規程」に準じて、報告をした者の保護及び機密の保持を図り、報告者に対して解雇その他、法律上、事実上のいかなる不利益取扱いも禁止し、報告者の職場環境が悪化することのないように十分な配慮を行うものとする。

10.監査役の職務執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の職務執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項

① 通常の監査費用については、監査役の監査計画に基づき、年度経費計画を立案する。

② 緊急の監査費用、外部の専門家を利用した場合の費用が発生する場合については、監査役は担当部署へ事前に通知するものとする。

11.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

① 監査役の監査が実効的に行われることを確保するため、各部門が協力し調整体制を保ち監査業務執行を妨げない。

② 取締役及び従業員は、監査役からその監査業務執行に関する事項の報告・調査を求められた場合は、速やかに当該事項について報告する体制を確保する。

③ 監査役会は、代表取締役と定期的に会合を持ち、代表取締役の業務執行方針の確認、会社が対処すべき課題、 会社を取り巻くリスクのほか、監査役監査の環境整備状況、監査上の重要事項などについて意見交換するものとする。

12.当社の反社会的勢力排除に向けた方針及び反社会的勢力排除に向けた体制の整備状況

① 反社会的勢力排除に向けた方針
白洋舍グループは、社会に脅威を与える反社会的勢力、団体との一切の関係を持たない。

② 反社会的勢力排除に向けた体制の整備状況
公益社団法人警視庁管内特殊暴力防止対策連合会や弁護士等の外部専門機関との密接な連携関係を構築すると共に、行動規範等を通して従業員へ反社会的勢力関係排除の徹底を図る。
本社・各支店・事業所の責任者は管轄する警察署との情報連絡を密に行い、反社会的勢力の動向把握に努める。
必要に応じて、研修会に参加し、悪質な特殊暴力への対応準備を整える。

以上

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